Hồ sơ là những loại giấy tờ vô cùng quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp. Nhờ việc lưu trữ hồ sơ mà doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro không cần thiết cũng như làm cơ sở, căn cứ để theo dõi cũng như sửa chữa các chỉ đạo của người đứng đầu công ty. Tuy nhiên nhiều đơn vị không biết cách lưu trữ hồ sơ công ty khoa học và thống nhất nên rất cần những gợi ý về cách lưu trữ sao cho phù hợp và chuyên nghiệp.
Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
Mọi người đều biết rằng trong công ty có rất nhiều loại hồ sơ nên không thể để lẫn lộn các tập hồ sơ với nhau khiến cho việc tìm kiếm cũng như quản lý trở nên khó khăn. Khâu đầu tiên bạn cần phải làm đó chính là phân loại hồ sơ theo các cách như:
Phân loại hồ sơ theo hoạt động kinh doanh: nhóm hồ sơ này bao gồm các hợp đồng kinh tế, kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như các kế hoạch tài vụ hàng năm của công ty.
Phân loại hồ sơ theo tổ chức nhân sự: gồm những hồ sơ về việc bổ nhiệm chức vụ cho các lãnh đạo, nhân sự trong công ty, quyết định khen thưởng cũng như kỷ luật nhân lực trong công ty, hồ sơ về bảo hiểm xã hội, trợ cấp, phụ cấp,…
Phân loại hồ sơ hành chính văn phòng: Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc mua sắm thiết bị, đồ dùng cho doanh nghiệp, báo cáo tổng kết các hoạt động của công ty, công văn giấy tờ đến và đi của công ty, hồ sơ tài liệu về những cuộc họp, hội nghị của công ty, các quyết định của ban lãnh đạo,…
Phân loại hồ sơ theo kỹ thuật: nhóm hồ sơ bao gồm những tài liệu đăng ký bản quyền sở hữu, tài liệu về các sáng chế của công ty, thiết kế mẫu sản phẩm,…
Phân loại hồ sơ theo tài chính, kế toán: những văn bản, tài liệu liên quan đến tài tính, kiểm kê tài sản, quyết toán, dự toán kinh phí, hồ sơ về kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính mỗi năm, những sổ sách chứng từ kế toán, kế hoạch chi tiêu của công ty… nên được phân loại cho nhóm tài liệu này.
Lựa chọn tủ hồ sơ phù hợp
Với số lượng hồ sơ tại các công ty ngày một tăng cao nên việc lựa chọn những chiếc tủ đựng hồ sơ là rất cần thiết vừa bảo quản tài liệu vừa giúp không gian lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp. Bạn có thể lựa chọn các loại tủ như:
Tủ hồ sơ nhiều ngăn: đây là loại tủ thông dụng được nhiều đơn vị lựa chọn. Với việc thiết kế nhiều ngăn và các kích thước khác nhau giúp người sử dụng lưu trữ hồ sơ với số lượng lớn, dễ dàng quản lý hồ sơ theo từng ngăn.
Tủ đựng hồ sơ treo tường: mẫu tủ đựng hồ sơ này còn giúp tiết kiệm diện tích không gian văn phòng một cách tối ưu. Đặc biệt là tủ vẫn đảm bảo được việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng.
Hiện tại có các mẫu tủ đựng hồ sơ bằng chất liệu sắt hoặc là gỗ cho các doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Dù là chất liệu nào thì cũng đảm bảo có thời gian sử dụng lâu, đồng hành cùng với các đơn vị công ty lưu trữ hồ sơ tài liệu trong nhiều năm.
Sắp xếp hồ sơ khoa học
Việc sắp xếp hồ sơ hợp lý, khoa học cũng là một cách giúp các công ty quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả cao. Các đơn vị có thể sắp xếp những loại hồ sơ theo các cách như:
Sắp xếp hồ sơ theo các khoảng thời gian. Thực hiện ghi chú bên ngoài hồ sơ về thời gian và sắp xếp chúng từ trước đến sau. Với cách sắp xếp này giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Sắp xếp hồ sơ theo bảng chữ cái từ A -> Z hoặc theo số cũng là một cách giúp quá trình tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
Sắp xếp hồ sơ theo tình trạng của hồ sơ là chưa hoàn thành, đã hoàn thành,… để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Sắp xếp hồ sơ lưu trữ theo từng phòng ban để mỗi khi có nhu cầu tìm kiếm lại tài liệu dễ dàng cũng như sắp xếp lại hồ sơ sẽ không tốn nhiều thời gian. Việc điều chỉnh hồ sơ, tài liệu cũng không gây nhiều phiền phức cho nên quản lý.
Tùy vào mục đích cũng như nhu cầu quản lý của từng đơn vị lựa chọn cách sắp xếp hồ sơ phù hợp nhất.
Theo dõi hồ sơ lưu trữ
Không chỉ quản lý, sắp xếp và theo dõi hồ sơ tài liệu công ty tại kệ tủ các đơn vị cũng có thể tạo thành bảng tính để lập thành các số tài liệu lưu trữ hồ sơ và có chú thích ở ngay bên cạnh.
Với cách tạo tập lưu trữ hồ sơ bằng bản mềm như vậy sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng tìm kiếm hoặc lưu trữ hồ sơ khoa học, linh hoạt và chuyên nghiệp. Khi cần tìm loại hồ sơ bạn chỉ cần tìm kiếm trên bảng tính trước rồi đến khu vực lưu trữ hồ sơ để tìm kiếm.
Với mỗi công ty sẽ có cách lưu trữ hồ sơ công ty khác nhau mong rằng với những thông tin sẽ giúp ích đến với mọi người.